日本初の「UIA Associations Round Table Asia-Pacific」を東京で開催！
（公財）東京観光財団は、UIA（Union of International Associations・国際団体連合）と共催し、ローカルホストパートナーとしてアジア太平洋地域の会議である「UIA Associations Round Table Asia-Pacific」を、10月21日と22日に開催しました。
「UIA Associations Round Table Asia-Pacific」が東京で開催されるのは初めてであり、また、コロナ禍を受けて、ハイブリッド形式での開催も、UIAのこれまでの歴史の中で初めてとなりました。2日間にわたり、国内外の国際会議主催者や業界関係者が、現地またはオンラインで参加し、国際団体本部の経営層が抱える課題や、その対応等につき基調講演やセッション、パネルディスカッションを視聴しました。また、オンラインプラットフォームを通じたネットワーキングを通じて相互の関係構築が図られました。
本会議では、国内外の参加者へ東京の都市としての魅力をPRするとともに、国際会議主催者への安全・安心な国際会議の開催や新たなテクノロジーを用いた会議運営の方法について、最新の情報を発信しました。
＜開催概要＞
開催期間：2021年10月21日（木）～22日（金）
開催形式：ハイブリッド形式
開催場所：コングレスクエア日本橋（リアル会場）、OnAIR（配信プラットフォーム）
参加者数：115名（合計29ヵ国よりリアル参加43名、オンライン参加72名）
国際会議における新たなテクノロジーの活用
プログラム内のパネルディスカッションでは、iPresence合同会社のテレプレゼンスアバターロボットを用いて、海外講演者・オンライン参加者・開催会場を繋ぎ、新たな会議運営の方法を示すとともに、新たなテクノロジーを活用した国際会議の開催方法を参加者に提案しました。
休憩時間には、会場ホワイエにて、オーストラリアや香港、ドイツ、スイスからアバターロボットにログインした海外講演者と現地参加者とのネットワーキングを図る機会を設けました。海外講演者・現地参加者からは、この新たなネットワーキングの方法について、「とても興味深く、面白い経験であった」という声が寄せられました。
安全・安心な国際会議の開催
会場内では、アルコールスプレーやアクリルパネルの設置といった基本的な感染症対策に加え、来場者の体温測定と消毒、足元の除菌センサーとミスト除菌がついたパナソニック株式会社の「安心ゲート」や混雑検知器を導入しました。飲食についても、コロナ対策として個包装を施したブッフェスタイルのディスプレイサンプルを会場に配し、安全・安心な国際会議の開催方法を参加者に提示しました。
オンライン参加者に対する東京の魅力発信会期中は、東京の様々なPR動画を幕間に配信するとともに、2日目の最後には、日本文化体験プログラムをライブ配信し、緑茶の歴史や美味しい淹れ方などを紹介しました。オンライン参加者にも東京の魅力を発信することで、実際に東京を訪れ、体験したいと思わせるような情報を発信しました。
また、当財団を含め、3社がオンラインにてブースを出展しました。特に、浜松町・竹芝・芝浦エリアにおける事業者が一体となり、ビジネスイベンツの開催をワンストップ窓口として支援する目的で今年9月29日に新たに設立された「DMO芝東京ベイ」が、バーチャル出展をしました。
本会議の主催団体であるUIAの External Relations Manager、Clara Fernández López氏より、会期後、次のようなコメントが寄せられました。
「今回の会議は大成功だったと思います。セッションやパネルディスカッションで共有された様々なトピックは参加者である国際学協会の日々の業務にとって重要な課題であり、議論された内容は価値のあるものでした。ハイブリッドという形式でなければ、そのようなセッションを聞く機会を提供することはできませんでした。また、アバターロボットをステージに配し、私自身がモデレーターとしてロボットを通じて会議に参加する、という新たな形を体験できたことは、貴重な経験でした。特にホワイエで現地参加者と会話をすることができたことが面白かったです」。
会期後に行った参加者アンケートでは、本会議を終え、「東京を訪れたい気持ちが強くなった」との海外参加者からの声が多く寄せられた他、現地参加者からも、「会議への参加を通じて、リアル参加の重要性を感じると共に、ニューノーマルにおいて、どのように会議を開催するかを学ぶことができた」というお声を多くいただきました。
引き続き、東京観光財団では主催者やプランナーの皆さまと最新の情報を共有し、コロナ禍に対応した国際会議の新たなあり方を共に考えていきます。